Créez et envoyez votre première facture

Avant de commencer

Ce guide montre une facture simple du début à la fin : vous choisissez le client, ajoutez ce que vous avez vendu à partir de votre catalogue, vérifiez les taxes et le total, émettez la facture et l'envoyez par courriel. Votre client reçoit le PDF et un lien qui ouvre la facture dans son navigateur, sans compte à créer.

Ce qu'il faut d'abord :

• Vos taxes de vente et votre délai de paiement réglés dans Paramètres de l’entreprise. Si ce n'est pas encore fait, commencez par le guide de configuration.
• Le client dans Clients. Sa Langue des documents décide de la langue de ses factures et de ses courriels, et il faut une adresse courriel pour lui envoyer quoi que ce soit.
• Ce que vous vendez dans Produits et services. Vous pouvez aussi ajouter un article pendant que vous rédigez la facture.

Dans la vidéo, Karim, de Haddad Renovations, facture à Hélène Tremblay une salle de bain terminée : la pose de céramique, les carreaux et un nouveau robinet de lavabo.

Étape par étape

1. 1Commencer une nouvelle facture

   Sélectionnez Factures dans le menu de gauche, puis Nouvelle facture. Un brouillon vide s'ouvre, avec la date du jour comme Date d'émission.

2. 2Choisir le client

   Ouvrez Client et choisissez la personne ou l'entreprise à facturer. Deux choses en découlent :

   • La Date d'échéance est remplie selon le délai de paiement : celui du client, s'il en a un à sa fiche, sinon celui de votre entreprise (30 jours, à moins que vous l'ayez changé). Une note sous le champ précise lequel, par exemple « Votre délai de paiement : 30 jours après la date d’émission. » Modifiez la date si cette facture fait exception.
   • La facture est rédigée dans la Langue des documents du client : un client francophone reçoit une facture et un courriel en français, peu importe qui les envoie.

   Si votre client a un numéro de bon de commande, inscrivez-le dans Référence de bon de commande.

3. 3Ouvrir votre catalogue

   Sélectionnez Ajouter un article. Ajouter depuis votre catalogue s'ouvre avec les services, produits et frais que vous vendez, chacun avec son prix. Vous pouvez filtrer par Type (Service, Produit ou Frais) et taper dans Rechercher par nom ou par code. Pour un produit dont vous suivez le stock, la quantité en stock est indiquée à côté.

   Vous vendez quelque chose qui n'est pas encore au catalogue? Sélectionnez Nouvel article, entrez un Nom et un Prix, puis Créer et ajouter : l'article est enregistré dans votre catalogue et ajouté à la facture.

4. 4Ajouter la première ligne et sa quantité

   Choisissez un article. Il s'ajoute comme ligne avec sa description, son prix unitaire et vos taxes par défaut. Réglez ensuite sa Quantité. Karim choisit Carrelage et finition et entre 12, pour douze heures.

   Chaque ligne a aussi une Unité (heure, article…), un Prix unitaire, un Rabais et des Taxes sur cette ligne : vous pouvez donc retirer une taxe d'une ligne où elle ne s'applique pas.

5. 5Ajouter les autres lignes

   Sélectionnez de nouveau Ajouter un article pour chaque chose vendue. Karim ajoute les carreaux, neuf boîtes, puis le robinet de lavabo, en tapant une partie de leur nom. Pour un élément ponctuel que vous ne vendrez plus jamais, sélectionnez plutôt Ajouter une ligne et tapez vous-même la description et le prix.

   Sous les lignes, Rabais sur la facture retire un Pourcentage ou un Montant fixe de toute la facture. Les Notes et les Conditions sont imprimées sur la facture, et les Notes internes ne sont jamais montrées au client.

6. 6Vérifier le total

   La carte des totaux affiche le Sous-total, chaque taxe et le Total. NextiaInvoices calcule lui-même la TPS et la TVQ sur chaque ligne : la carte l'indique, « Les totaux sont calculés par le serveur. » La facture de Karim fait 1 870,00 $ avant taxes, plus 93,50 $ de TPS et 186,53 $ de TVQ, pour un Total de 2 150,03 $.

7. 7Enregistrer le brouillon

   Sélectionnez Enregistrer le brouillon. Rien ne part encore chez le client, et un brouillon n'a pas de numéro. Vous pouvez y revenir plus tard, tout modifier et joindre les fichiers dont le client a besoin, comme une feuille de temps : jusqu'à 10 fichiers de moins de 10 Mo chacun, ajoutés tant que la facture est en brouillon. Voir le document affiche le PDF que recevra votre client; la copie d'un brouillon porte un filigrane.

8. 8La finaliser

   Sélectionnez Finaliser. Une fenêtre demande Finaliser cette facture ? et explique ce que ça implique : la facture reçoit son numéro et devient une pièce comptable, elle ne pourra donc plus être modifiée. Sélectionnez de nouveau Finaliser pour confirmer.

   Pour être finalisée, une facture doit avoir un client, au moins une ligne et une date d'échéance. NextiaInvoices recalcule les totaux une dernière fois au moment de l'émettre.

9. 9La voir émise

   La facture affiche maintenant son numéro et l'état Émise, avec l'avis « Cette facture a été émise : elle ne peut plus être modifiée. » Le numéro est le suivant de votre séquence, réglée dans Valeurs par défaut.

10. 10L'envoyer par courriel

    Sélectionnez Envoyer. Dans Envoyer cette facture :

    • Destinataire : laissez vide pour utiliser l'adresse du client, ou tapez d'autres adresses séparées par des virgules.
    • Cc : rempli à partir de la liste « Envoyer aussi à » du client, s'il en a une. Chaque adresse reçoit sa propre copie.
    • Message : quelques mots de votre cru, ajoutés au-dessus du texte standard.

    Sélectionnez Envoyer. La facture part par courriel avec le PDF en pièce jointe et un lien sécurisé que le client peut ouvrir. Son envoi est suivi sur la facture : en file, envoyé, remis, ou non remis avec la raison.

11. 11Ce que reçoit le client

    Votre client reçoit un courriel de votre entreprise, avec le PDF de la facture en pièce jointe et un bouton Consulter votre facture. Il est dans la langue de la facture.

12. 12Le client ouvre le lien

    En sélectionnant Consulter votre facture, il ouvre la facture dans son navigateur.

13. 13La facture dans son navigateur

    Aucun compte ni mot de passe n'est requis. Votre client voit chaque ligne, les taxes, le total et le solde à payer, et peut sélectionner Télécharger le PDF pour en garder une copie. Si vous affichez un lien de paiement sur vos documents (Paramètres de l’entreprise → Paiements), il s'y trouve aussi.

Et ensuite

La facture paraît dans Factures comme émise et compte dans ce que vos clients vous doivent jusqu'à ce qu'elle soit payée. Quand le client vous paie par virement Interac, par chèque ou en argent comptant, consignez le paiement sur la facture pour que son solde baisse. Si l'échéance passe, elle s'affiche En retard et paraît dans Qui relancer, et des rappels automatiques peuvent partir si vous les avez activés.

Avec le forfait gratuit, vos courriels, vos PDF et la page du client portent une petite mention « Envoyé avec NextiaInvoices ». Tout forfait payant la retire.

En cas de problème

Questions

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