Notes de crédit, remboursements et créances irrécouvrables

Avant de commencer

Une fois émise, une facture ne se modifie plus : c'est une pièce comptable, et elle reste exactement telle que votre client l'a reçue. Quand il faut en retirer quelque chose, comme un article retourné, une correction de prix ou un geste commercial, vous créez une note de crédit pour cette facture. La note de crédit dit ce qui a été retiré et pourquoi, avec son propre numéro, et l'appliquer fait baisser le solde de la facture.

Ce qu'il vous faut :

• Une facture émise. Si elle est encore en brouillon, modifiez simplement le brouillon.
• Savoir quelles lignes, ou quel montant, vous créditez, et pourquoi.

Ce guide couvre aussi les deux autres façons dont l'argent d'une facture change après l'émission : le remboursement, quand vous rendez de l'argent, et la créance irrécouvrable, quand une facture ne sera jamais payée.

Dans la vidéo, Martine Gauthier a retourné le robinet de lavabo que Karim lui avait facturé pour son sous-sol, encore dans sa boîte, et a payé le reste par chèque. Il reste 194,31 $ à payer : le robinet avec ses taxes.

Étape par étape

1. 1Ouvrir Factures

   Sélectionnez Factures dans le menu de gauche.

2. 2Ouvrir la facture

   Trouvez la facture et ouvrez-la. Celle de Martine s'affiche En retard, puisque le montant du robinet est toujours impayé après l'échéance. La carte des totaux montre le Total, ce qui a été Payé et le Solde dû : ici 194,31 $, soit exactement le robinet retourné avec sa TPS et sa TVQ.

3. 3Créer une note de crédit

   Sélectionnez Créer une note de crédit. Une nouvelle note de crédit s'ouvre en brouillon, déjà remplie à partir de la facture : le client est indiqué, elle porte la mention « Crédit pour la facture » suivie du numéro, et toutes les lignes de la facture s'y trouvent. Le client et la langue viennent de la facture : la note de crédit est donc dans la même langue que celle qu'a reçue votre client.

4. 4Choisir le motif

   Ouvrez Motif et choisissez : Biens ou services retournés, Correction de prix, Geste commercial, Commande annulée ou Autre. Le motif est obligatoire pour émettre la note de crédit, pour qu'on sache plus tard pourquoi le crédit a été accordé. Précision (facultatif) accueille quelques mots d'explication, comme « Robinet retourné non ouvert, la cliente a choisi un autre modèle. »

5. 5Ne garder que ce que vous créditez

   Retirez les lignes que vous ne créditez pas. Seul le robinet est revenu : Karim retire la pose de céramique et les autres matériaux, et garde la ligne du robinet. Vous pouvez aussi changer la quantité ou le prix d'une ligne, par exemple pour ne créditer qu'une partie d'une ligne. Saisissez des montants positifs : c'est le document qui porte le crédit. Pour créditer toute la facture, gardez toutes les lignes telles quelles.

6. 6Vérifier le total et enregistrer le brouillon

   Le Total crédité suit les lignes à l'écran, avec les taxes calculées pour vous : 169,00 $, plus 8,45 $ de TPS et 16,86 $ de TVQ, pour 194,31 $. Sélectionnez Enregistrer le brouillon. Rien n'est envoyé à votre client, et vous pouvez encore modifier le brouillon.

7. 7Émettre la note de crédit

   Sélectionnez Émettre la note de crédit. Une fenêtre demande Émettre cette note de crédit ? : une fois émise, elle reçoit un numéro et ne peut plus être modifiée. Confirmez. Les notes de crédit ont leur propre séquence de numéros, distincte de celle des factures.

   L'ensemble des notes de crédit d'une même facture ne peut jamais dépasser le total de cette facture. NextiaInvoices le vérifie à l'émission.

8. 8Ouvrir Appliquer à une facture

   Émettre la note de crédit ne change pas encore la facture : appliquer un crédit est toujours une étape à part. Sélectionnez Appliquer à une facture. Sous Facture, choisissez la facture visée. Seules les factures émises de ce client qui doivent encore de l'argent, dans la devise de la note de crédit, sont proposées. Laissez le Montant vide pour appliquer le maximum permis de part et d'autre, ou entrez un montant plus petit pour n'en appliquer qu'une partie.

9. 9L'appliquer

   Sélectionnez Appliquer à une facture pour confirmer. La liste Appliqué à de la note de crédit montre la facture et le montant, et rien ne reste Non utilisé. Si vous l'avez appliquée par erreur, Retirer sur cette ligne remet le crédit sur la note de crédit.

10. 10De retour dans Factures

    Dans Factures, la facture de Martine indique maintenant Payée : son chèque et le crédit couvrent ensemble le total. Une facture réglée uniquement par un crédit, sans paiement, indique Réglée par crédit.

11. 11Vérifier les totaux de la facture

    Ouvrez la facture. Ses totaux montrent maintenant le Total, ce qui a été Payé, le montant Crédité sur sa propre ligne et un Solde dû à zéro. La facture garde toutes ses lignes telles qu'émises : c'est la note de crédit qui consigne ce qui a été retiré.

12. 12Remboursements et créances irrécouvrables

    Deux autres situations passent par Autres actions sur la facture :

    • Enregistrer un remboursement sert à l'argent que vous rendez. L'option n'est offerte que sur une facture qui a reçu de l'argent, jusqu'à concurrence du montant reçu. Le paiement reste sur la facture et le remboursement est inscrit à côté : la paire se rapproche de votre relevé bancaire.
    • Passer en créance irrécouvrable sert à une facture qui ne sera jamais payée. L'option n'est offerte que sur une facture émise qui doit encore de l'argent. Vous indiquez le motif, et la facture sort de vos revenus tout en restant dans les sommes à recevoir, marquée Créance irrécouvrable, pour que vous voyiez ce à quoi vous avez renoncé. Annuler le passage en créance irrécouvrable revient en arrière.

Et ensuite

La note de crédit est conservée avec son numéro, son motif et les factures auxquelles elle a été appliquée. Pour en donner une copie à votre client, ouvrez-la et sélectionnez Envoyer pour l'envoyer par courriel, ou Télécharger le PDF. Sur la page du client, elle se présente comme une note de crédit en sa faveur, sans rien à payer.

Si le client avait déjà tout payé, le crédit reste Non utilisé sur la note de crédit. Appliquez-le à sa prochaine facture, ou enregistrez un remboursement sur la facture payée pour l'argent que vous lui rendez.

En cas de problème

Questions

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