Rappels de paiement et qui relancer

Avant de commencer

Ce guide sert quand des factures restent impayées. Qui relancer rassemble chaque facture en retard dans une seule liste, avec le retard, le montant dû et la date du dernier rappel au client. De là, vous pouvez relancer tout le monde d'un coup. Vous pouvez ensuite activer les rappels automatiques, pour que les nouvelles factures soient relancées pour vous sans que vous ayez à y penser.

À savoir d'abord :

• Seules les factures émises dont l'échéance est passée, et qui doivent encore de l'argent, sont listées. Les brouillons et les créances irrécouvrables n'y sont pas.
• Le client doit avoir une adresse courriel pour être relancé.
• Les rappels automatiques sont désactivés tant que vous ne les activez pas. D'ici là, rien ne part sans que vous l'envoyiez.
• Les rappels s'activent dans Paramètres de l’entreprise : il faut donc un rôle qui peut gérer les paramètres.

Dans la vidéo, deux factures de Karim ont environ un mois de retard : le ventilateur de salle de bain de Leïla Mansour et la porte de sous-sol d'Amir Saleh. Personne ne les a encore relancés.

Étape par étape

1. 1Ouvrir Factures

   Sélectionnez Factures dans le menu de gauche.

2. 2Ouvrir Qui relancer

   Sélectionnez l'onglet Qui relancer, à côté de Toutes les factures. En haut, un résumé donne le nombre de factures en retard et le total dû, par exemple « 2 factures en retard » suivi du montant.

3. 3Lire chaque ligne

   Chaque facture en retard a sa ligne, avec :

   • Retard : depuis combien de temps elle est en retard, comme « 30 jours de retard ».
   • Dû : le solde qui reste à payer.
   • Dernier rappel : la date du dernier rappel, ou Pas encore relancée.
   • Prochain rappel : le prochain rappel automatique à venir, ou Aucun de prévu.

   Celles qui n'ont pas été relancées ces derniers jours viennent d'abord, puis les plus en retard. Un client sans adresse courriel affiche Aucune adresse courriel sur sa ligne.

4. 4Les rappels sont désactivés

   Quand aucun rappel automatique n'est activé, la page le dit : « Les rappels automatiques sont désactivés : rien ne part sans que vous l’envoyiez. » C'est le cas d'une nouvelle entreprise, et c'est pourquoi les factures de Leïla et d'Amir n'ont jamais été relancées.

5. 5Relancer tout le monde d'un coup

   Sélectionnez Relancer tous ceux qui n’ont pas été relancés cette semaine; le bouton indique combien de factures sont visées. NextiaInvoices vous demande de confirmer avant que quoi que ce soit parte : sélectionnez Envoyer les rappels. Un message indique ensuite combien de rappels sont partis et combien n'ont pas pu l'être.

   Pour relancer un seul client, sélectionnez Relancer sur sa ligne. Vous pouvez aussi cocher plusieurs lignes et sélectionner Relancer la sélection.

6. 6Les voir marquées comme relancées

   Le Dernier rappel indique maintenant la date du jour sur les deux factures, et chacune est marquée Relancée récemment. Les factures relancées dans la dernière semaine passent après les autres : le haut de la liste montre toujours qui vous n'avez pas encore relancé.

   Un rappel envoyé à la main n'utilise pas les rappels automatiques : s'ils sont activés, ils partent quand même le jour prévu.

7. 7Ce que reçoit votre client

   Chaque client reçoit un rappel courtois par courriel, rédigé dans la langue de la facture, avec le montant dû, l'échéance, un lien pour consulter la facture en ligne et le PDF de la facture en pièce jointe. Amir reçoit le sien en anglais; Leïla, le sien en français.

8. 8Ouvrir Configurer les rappels

   Pour relancer automatiquement les factures à venir, sélectionnez Configurer les rappels à l'onglet Qui relancer. Vous arrivez dans Paramètres de l’entreprise → Rappels de paiement, où vous pouvez aussi aller directement.

9. 9Choisir vos rappels

   Rappels de paiement compte trois rappels, un par ligne :

   • 3 jours avant l’échéance
   • Le jour de l’échéance
   • 7 jours après l’échéance

   Chacun part une seule fois par facture, le jour prévu. Une facture déjà payée est sautée, et une facture sans date d'échéance n'a aucun rappel. Chaque ligne indique si ce rappel est Active ou Inactive.

10. 10Les heures de silence

    Chaque ligne affiche aussi ses Heures de silence : de 21 h à 8 h, dans le fuseau horaire de votre entreprise. Aucun rappel ne part pendant ces heures. Un rappel prévu à ce moment attend le premier passage après 8 h : il part ce matin-là au lieu d'être sauté. Le fuseau horaire est celui de Paramètres de l’entreprise → Profil.

11. 11Activer les rappels voulus

    Sélectionnez Reprendre sur chaque rappel voulu. Il indique alors Active, et Mettre en pause le désactive de nouveau. Dès lors, chaque facture émise qui a une échéance reçoit ce rappel le jour prévu.

    Une facture qui a déjà dépassé tous ses jours de rappel, comme celles de Leïla et d'Amir, n'en recevra pas d'automatique : relancez-la à la main depuis Qui relancer.

Et ensuite

Une fois les rappels activés, NextiaInvoices vérifie régulièrement vos factures et envoie les rappels prévus, en dehors des heures de silence. La page de chaque facture affiche ses Rappels : ce qui est prévu, ce qui est parti, et ceux annulés parce que la facture a été payée. Quand un client paie, consignez le paiement : la facture sort de Qui relancer et aucun autre rappel ne part pour elle.

En cas de problème

Questions

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