Configurer votre entreprise : taxes, logo, numérotation

Avant de commencer

Ce guide s'adresse à une entreprise qui commence à utiliser NextiaInvoices et qui veut que sa première facture soit juste du premier coup : vos coordonnées et votre logo en haut, les bonnes taxes de vente sur chaque ligne, et des numéros qui suivent ceux des factures que vous avez déjà envoyées. Ça prend quelques minutes, et on ne le fait qu'une fois.

Ce qu'il vous faut :

• Être propriétaire ou administrateur de l'entreprise. Les autres rôles voient ces paramètres, mais ne peuvent pas les modifier.
• Votre logo en PNG, JPEG ou WebP, jusqu'à 1 Mo.
• Vos numéros d'inscription à la TPS et à la TVQ (ou TPS/TVH, TVP), si vous êtes inscrit pour percevoir ces taxes.
• Le numéro de votre dernière facture, si vous passez d'un carnet papier ou d'un autre logiciel.

Dans la vidéo, Karim configure Haddad Renovations, une entreprise de rénovation au Québec.

Étape par étape

1. 1Commencer par l'assistant de configuration

   Une nouvelle entreprise s'ouvre sur Configurez votre entreprise, un court assistant en dix étapes : votre entreprise, comment vous joindre, l'image de marque, les taxes, ce que vous vendez, les valeurs par défaut, être payé et votre équipe. Chaque étape a un bouton Ouvrir qui mène au vrai écran de paramètres : vous remplissez chaque chose une seule fois, à l'endroit où vous la retrouverez plus tard. Votre entreprise ne peut pas être passée, puisqu'elle figure sur chaque facture. Les autres étapes offrent Passer pour l'instant, et votre progression est conservée : vous pouvez fermer l'onglet et terminer la configuration plus tard.

2. 2Ouvrir le profil de votre entreprise

   À Votre entreprise, sélectionnez Ouvrir. Vous arrivez dans Paramètres de l’entreprise, à l'onglet Profil. C'est le même écran que vous retrouverez plus tard par Paramètres de l’entreprise dans le menu. Le profil est commun à toutes les applications Nextia de votre entreprise : un changement fait ici paraît aussi dans les autres.

3. 3Remplir vos coordonnées

   La carte Coordonnées de l’entreprise regroupe ce que vos clients voient sur ce que vous leur envoyez : Nom de l’entreprise, Raison sociale (si elle diffère), Courriel de l’entreprise, Téléphone, Site Web, Adresse, Ville et Code postal. Remplissez ce qui s'applique et sélectionnez Enregistrer sur cette carte. Chaque carte de la page s'enregistre séparément : enregistrez avant de passer à la suivante.

   Plus bas, la carte Région règle le pays, la province, le Fuseau horaire de l’entreprise, la Devise et la Langue. Le fuseau horaire compte plus qu'on pense : les rappels, les horaires et le « aujourd'hui » de votre entreprise en dépendent. La Langue est celle des clients qui n'en ont pas choisi une.

4. 4Ajouter votre logo

   Dans Logo et couleurs, sélectionnez Téléverser un logo et choisissez votre fichier image. Il est téléversé dès que vous le choisissez, puis affiché sur vos documents et vos courriels. Pour le changer plus tard, sélectionnez Remplacer le logo, ou Retirer pour revenir à aucun logo. La même carte offre la Couleur de marque et la Couleur d’accent, chacune en code hexadécimal comme #1F6FEB, enregistrées avec le bouton Enregistrer de la carte.

5. 5Ouvrir l'onglet Taxes

   Sélectionnez l'onglet Taxes. Si NextiaInvoices connaît votre province, une carte Les taxes de votre province présente ses taxes de vente, prêtes à ajouter : pour le Québec, la TPS à 5 % et la TVQ à 9,975 %. Les taxes habituelles sont déjà cochées. Une taxe marquée Dépend de ce que vous vendez. ne s'applique qu'à certains biens et services : cochez-la seulement si ce que vous vendez est taxable.

   N'ajoutez des taxes de vente que si votre entreprise est inscrite pour les percevoir. Sous 30 000 $ de ventes par année, vous n'êtes peut-être pas tenu de vous inscrire à la TPS/TVH.

6. 6Ajouter les taxes proposées

   Sélectionnez Ajouter la sélection. Les taxes passent dans le tableau Taux de taxes, avec leur nom, leur taux, leur application et leur état. Une taxe ajoutée ainsi est mise par défaut sur les nouvelles lignes de facture : dès maintenant, elles sont là quand vous rédigez une facture. Ces taux de taxes sont les mêmes dans toutes les applications Nextia de votre entreprise.

7. 7Ajouter le numéro d'inscription à la TPS

   Sur la ligne de la TPS, sélectionnez Modifier. Dans la fenêtre qui s'ouvre, tapez votre numéro dans Numéro d’inscription et sélectionnez Enregistrer. Il est imprimé à côté de cette taxe sur vos factures, et c'est ce dont votre client a besoin pour réclamer la taxe.

   La même fenêtre permet de changer le Nom, le Taux (%), le Libellé sur les documents en anglais et le Libellé sur les documents en français, ainsi que trois options : Calculée en plus de (pour une taxe calculée sur une autre), Incluse dans les prix (vos prix contiennent déjà la taxe) et Ajoutée par défaut (les nouvelles lignes ont cette taxe, sauf si vous la retirez).

8. 8Faire de même pour la TVQ

   Sélectionnez Modifier sur la ligne de la TVQ, entrez son Numéro d’inscription, puis Enregistrer. Les numéros de taxes de l'entreprise peuvent aussi être inscrits à l'onglet Profil, dans Numéros de taxes (Numéro d’entreprise, Numéro de TPS/TVH, Numéro de TVQ, Numéro de TVP). Ils sont imprimés sur les factures et les reçus lorsqu'ils s'appliquent.

9. 9Régler le préfixe et le premier numéro

   Sélectionnez l'onglet Valeurs par défaut. Sous les choix de Modèle de facture se trouve Numérotation des factures :

   • Préfixe : les lettres devant chaque numéro. Au départ, INV.
   • Commencer à : le numéro où une séquence commence. Au départ, 1. Si vous venez d'un autre système, commencez après votre dernier numéro. Le carnet de factures papier de Karim s'arrêtait à 141 : il tape HR comme préfixe et 142 dans Commencer à.
   • Chiffres : le nombre de chiffres du numéro, complété par des zéros. Au départ, 4 : 142 s'écrit donc 0142. Un numéro n'est jamais tronqué : la facture 10000 reste 10000.

10. 10Choisir la séquence et enregistrer

    Ouvrez Séquence et choisissez :

    • Recommencer chaque année : le choix par défaut. Les numéros comprennent l'année, comme INV-2026-0001, et chaque mois de janvier la séquence repart au numéro Commencer à.
    • Ne jamais recommencer : une seule séquence qui continue toujours, comme HR-0142, HR-0143.

    Les numéros de Karim suivent son carnet : il choisit Ne jamais recommencer. Sélectionnez ensuite Enregistrer au bas de la page. Ce même bouton enregistre aussi la carte Valeurs par défaut des documents : Délai de paiement (jours) (30 au départ), Notes par défaut, Conditions par défaut et Pied de page.

11. 11Vérifier le prochain numéro

    Prochain numéro montre comment votre prochaine facture sera numérotée, ici HR-0142. Il lit la séquence enregistrée : vérifiez-le après avoir sélectionné Enregistrer. Une facture ne reçoit son numéro qu'à la finalisation, jamais en brouillon : un brouillon supprimé ne laisse donc aucun trou.

Et ensuite

Votre prochaine facture reprend tout ça : vos coordonnées et votre logo en haut, vos taxes sur chaque nouvelle ligne avec leurs numéros d'inscription, votre délai de paiement pour l'échéance, et le prochain numéro à la finalisation. Comme le profil et les taux de taxes sont communs, NextiaTax et NextiaBooking voient les mêmes renseignements si votre entreprise les utilise.

La suite habituelle, c'est votre première facture. Dans l'assistant, Ce que vous vendez ouvre Produits et services, où vous ajoutez les services et produits que vous vendez : rédiger une facture ne prend alors que quelques clics.

En cas de problème

Questions

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