Enregistrez un paiement, partiel ou complet

Avant de commencer

Quand un client vous paie en dehors de NextiaInvoices, par virement Interac, virement bancaire, chèque ou argent comptant, vous consignez ce paiement sur sa facture. NextiaInvoices tient ensuite le solde de la facture pour vous, l'indique Partiellement payée ou Payée, et peut envoyer à votre client un reçu numéroté pour chaque paiement.

Ce qu'il vous faut :

• Une facture émise. Un brouillon ne peut pas recevoir de paiement : sélectionnez d'abord Finaliser.
• Le montant reçu et la façon dont il a été payé.
• L'adresse courriel du client à sa fiche, si vous voulez lui envoyer un reçu.

Dans la vidéo, la facture de la barrière de clôture d'Owen Fitzgerald s'élève à 739,29 $ avec la TPS et la TVQ. Il a payé 300,00 $ à la fin des travaux, et 200,00 $ de plus arrivent maintenant par virement Interac. Plus tard, il paie le reste.

Étape par étape

1. 1Ouvrir Factures

   Sélectionnez Factures dans le menu de gauche.

2. 2Trouver la facture

   Trouvez la facture du client dans la liste. Son état vous dit où elle en est : Partiellement payée veut dire qu'une partie est arrivée, pas tout; Payée, que le solde est à zéro; En retard, que l'échéance est passée et qu'il reste de l'argent dû. Celle d'Owen indique Partiellement payée.

   Si vous passez en revue les factures en retard, la ligne de chacune dans la liste a un bouton pour consigner un paiement sans ouvrir la facture, avec le montant déjà réglé au solde.

3. 3Ouvrir la facture

   Sélectionnez le numéro de la facture pour l'ouvrir. Une fois un paiement consigné, la carte Total affiche le Total, ce qui a été Payé jusqu'ici et le Solde dû : pour Owen, 739,29 $, 300,00 $ et 439,29 $.

4. 4Ouvrir Enregistrer un paiement

   Sélectionnez Enregistrer un paiement. Le titre de la fenêtre montre le numéro de la facture et son solde : vous voyez ce qui reste dû pendant que vous tapez.

5. 5Entrer le montant

   Entrez le Montant reçu. Une partie du solde, c'est parfait : consignez chaque paiement à mesure qu'il arrive. Karim entre 200,00. Le montant doit être supérieur à zéro.

6. 6Choisir le mode

   Ouvrez Mode et choisissez comment le client a payé : Virement Interac, Virement bancaire, Chèque, Carte, Comptant ou Autre. Le choix de départ est Virement Interac. Le mode est conservé avec le paiement et paraît dans vos rapports.

7. 7Envoyer un reçu par courriel

   Envoyer un reçu par courriel est coché d'office quand le client a une adresse courriel. Laissez la case cochée, et votre client reçoit un reçu numéroté pour ce paiement. Il part à l'adresse du client; modifiez Destinataire s'il doit aller ailleurs, et Cc met en copie les adresses de la liste « Envoyer aussi à » du client. Décochez la case si vous ne voulez pas envoyer de reçu maintenant.

8. 8Enregistrer et envoyer le reçu

   Sélectionnez Enregistrer et envoyer le reçu (ou Enregistrer, si vous avez décoché le reçu). Un message confirme que le paiement est enregistré et indique où le reçu est parti.

   Le paiement est daté d'aujourd'hui, dans le fuseau horaire de votre entreprise. S'il est arrivé plus tôt, corrigez la date ensuite (voir plus bas).

9. 9Voir le solde se mettre à jour

   Sur la facture, Payé augmente et le Solde dû diminue. Pour Owen, Payé passe à 500,00 $ et le Solde dû à 239,29 $. Le paiement s'affiche sous Paiements et reçus, avec son reçu et l'état de son envoi, par exemple Reçu envoyé ou Reçu remis. La facture indique encore Partiellement payée.

10. 10Consigner le reste à son arrivée

    Quand le reste est payé, sélectionnez de nouveau Enregistrer un paiement et entrez le solde dû, ici 239,29 $, avec son mode.

11. 11Enregistrer et envoyer le deuxième reçu

    Sélectionnez Enregistrer et envoyer le reçu. Owen reçoit un deuxième reçu, avec son propre numéro.

12. 12La facture est payée

    Le Solde dû est à zéro et la facture est marquée Payée. Les deux paiements figurent sous Paiements et reçus, chacun avec son reçu.

13. 13De retour dans Factures

    Dans Factures, la facture indique Payée. Elle ne compte plus dans ce que vos clients vous doivent, elle sort de Qui relancer, et aucun autre rappel automatique ne part pour elle.

Et ensuite

Chaque reçu a son propre numéro, dans une séquence de reçus distincte de celle des factures. Le courriel mène votre client à son reçu, qu'il peut télécharger en PDF pour le garder avec ses dossiers.

Pour savoir dès qu'une facture est réglée, activez M’avertir par courriel une fois payée sous son total : vous recevrez un courriel quand elle sera payée en entier.

En cas de problème

Questions

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