Factures récurrentes

Avant de commencer

Un calendrier récurrent sert au travail que vous facturez toujours de la même façon : un contrat d'entretien mensuel, un service hebdomadaire, des frais annuels. Vous le configurez une fois, avec qui facturer, quoi et à quelle fréquence. Le jour où chaque facture est due, NextiaInvoices la produit, avec vos taxes de vente, et peut l'émettre et l'envoyer à votre client par courriel sans que vous ayez à y toucher.

Ce qu'il vous faut :

• Le client dans Clients, avec une adresse courriel si les factures doivent lui être envoyées.
• Vos taxes de vente réglées dans Paramètres de l’entreprise → Taxes. Les factures d'un calendrier reçoivent les taxes que votre entreprise ajoute par défaut.
• Le montant de chaque facture, et la date pour laquelle la première doit être produite.

Dans la vidéo, le syndicat de copropriété des Jardins Montcalm, à Gatineau, paie Karim 650,00 $ par mois pour l'entretien de ses aires communes. Il a facturé septembre à la main; à partir d'octobre, un calendrier s'en charge.

Étape par étape

1. 1Ouvrir Récurrences

   Sélectionnez Récurrences dans le menu de gauche. La page présente vos calendriers, chacun avec son client, la date de la Prochaine facture et son statut : Actif, En pause ou Terminé.

2. 2Créer un nouveau calendrier

   Sélectionnez Nouveau calendrier. Donnez-lui un Nom que vous reconnaîtrez dans la liste, comme « Entretien des aires communes », et choisissez le Client.

3. 3Choisir la fréquence

   Ouvrez Fréquence et choisissez Chaque semaine, Aux deux semaines, Chaque mois, Chaque trimestre, Deux fois par année ou Chaque année. Pour toute autre cadence, choisissez Personnalisée et entrez le nombre de Jours entre les factures. Le contrat du syndicat est mensuel : Karim choisit Chaque mois.

4. 4Indiquer le début et le délai de paiement

   Début est la date de la première facture : la première facture est produite pour ce jour-là. Les suivantes se comptent à partir de cette date : un calendrier mensuel qui commence le 1er octobre produit sa facture suivante pour le 1er novembre. Délai de paiement (jours) fixe l'échéance de chaque facture : ce nombre de jours après la date de la facture. Karim commence le 1er octobre, avec 30 jours.

5. 5Décrire ce que chaque facture facture

   Entrez la ligne que portera chaque facture : sa Description et son Prix unitaire. Karim inscrit l'entretien des aires communes à 650,00 $. Un calendrier facture une ligne, celle de ce formulaire, et les taxes par défaut de votre entreprise s'y ajoutent comme sur toute nouvelle ligne de facture : chaque facture porte donc votre TPS et votre TVQ.

6. 6Choisir l'envoi automatique ou non

   Cochez Envoyer automatiquement chaque facture au client par courriel pour que chaque facture soit émise et envoyée dès qu'elle est produite. Message pour ces courriels accueille quelques mots affichés après la salutation dans chaque courriel, jusqu'à 1 000 caractères.

   Laissez la case décochée si vous préférez vérifier chaque facture d'abord : chacune vous attend alors dans Factures en brouillon, à finaliser et à envoyer.

7. 7Enregistrer le calendrier

   Sélectionnez Enregistrer. Le calendrier paraît comme Actif, et Prochaine facture indique quand la suivante sera produite : le 1er octobre.

8. 8Générer la facture déjà due

   NextiaInvoices produit chaque facture de lui-même, le jour où elle est due, selon le fuseau horaire de votre entreprise. Vous n'avez rien à faire ce jour-là. Mais si une facture est déjà due, comme celle d'octobre ici, sélectionnez Générer maintenant pour la produire tout de suite. Avec l'envoi automatique, elle est produite, émise et envoyée d'un coup, et Prochaine facture passe au 1er novembre.

9. 9Sélectionner de nouveau Générer maintenant

   Sélectionner de nouveau Générer maintenant est sans risque. Rien n'est jamais facturé d'avance : quand rien n'est dû, le message indique « Pas encore due : la prochaine facture est prévue le » suivi de la date. Une même période n'est jamais facturée deux fois non plus.

10. 10Ouvrir l'historique des générations

    Sélectionnez Historique des générations sur le calendrier. Il présente chaque facture produite, la date pour laquelle elle l'a été, Facture produite, et ce qu'est devenu son courriel, par exemple « Envoyée le » suivi de la date, ou « Non envoyée » avec la raison.

11. 11Ouvrir la facture

    Sélectionnez Ouvrir la facture dans l'historique. C'est une facture émise ordinaire, numérotée dans votre séquence habituelle : 650,00 $, plus 32,50 $ de TPS et 64,84 $ de TVQ, pour 747,34 $, payable 30 jours après sa date.

12. 12Ce que reçoit votre client

    Le client reçoit la facture par courriel, avec votre message après la salutation, le PDF en pièce jointe et un lien pour la consulter en ligne, exactement comme une facture que vous envoyez vous-même.

Et ensuite

Le calendrier continue de lui-même : chaque mois, le jour prévu, la facture suivante est produite et, avec l'envoi automatique, émise et envoyée. Chaque facture produite est une facture normale : consignez son paiement à son arrivée, et elle paraît dans Qui relancer si elle reste impayée.

Vous pouvez changer le calendrier en tout temps depuis sa ligne :

• Mettre en pause l'arrête. Reprendre repart d'aujourd'hui, sans facturer les périodes de pause.
• Modifier le calendrier change les factures à venir. Celles déjà produites restent telles quelles.
• Terminer le calendrier l'arrête pour de bon : aucune autre facture n'est produite, et un calendrier terminé ne peut pas être relancé.
• Supprimer efface le calendrier, mais garde toutes les factures déjà produites.

En cas de problème

Questions

Guides connexes

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